Les outils sont nombreux et répondent à des besoins différents : appel téléphonique en mode conférence, visioconférence, partage de fichiers, agenda partagé, gestion de projet, accès à des bases de données à distance… Vous vous êtes sans doute demandé par quoi commencer.
Si les entreprises du secteur numérique étaient déjà rompues à cette pratique, d’autres ont dû trouver des solutions très rapidement. C’est là que les meilleurs communicants ont vite remporté des parts de marché : Zoom et Skype ont rapidement trouvé un public, tandis que les outils professionnels comme Teams se sont mis à communiquer davantage à destination du grand public.
Voici nos conseils pour mettre en place les outils nécessaires sans vous arracher les cheveux.
Une palette d’outils collaboratifs pour travailler en équipe
Le premier réflexe, lorsqu’on veut échanger des informations au sein d’une équipe, est souvent d’utiliser la messagerie électronique et d’envoyer des emails. Mais il existe des logiciels qui répondent à des fonctionnalités précises et qui apportent beaucoup plus de réactivité dans le travail au sein d’une organisation. D’autres seront plus adaptés aux échanges avec les clients, prospects ou partenaires. Nous vous proposons un tour d’horizon.
Les outils de visioconférence permettent de se réunir, tout en profitant de la possibilité de se voir à l’écran ; on peut citer Skype, Webex, GoToMeeting, WhereBy, FaceTime (produits Apple), Teams, Slack, BlueJeans ou Zoom ; mais malgré sa popularité, nous ne conseillons pas d’utiliser ce dernier tant que les failles de sécurité ne sont pas corrigées.
Pour converser en temps réel, il existe plusieurs messageries instantanées de type « chat » : Slack, Teams, qui proposent aussi de la visioconférence, ou Hangouts, Google Meet ou Google Chat par exemple.
Pour gérer son temps de façon synchronisée avec le reste de l’équipe, citons Outlook, qui fait partie de la suite Microsoft, ou l’agenda partagé de Google, Google Agenda. Ces deux outils disposent de nombreuses fonctionnalités, rappels, invitations, synchronisation avec le téléphone… Nous préconisons également Doodle qui permet de proposer des créneaux de réunions à un grand nombre de personnes.
Pour stocker et partager des documents, on peut faire appel à Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud drive, etc. Là encore, Slack et Teams proposent ces fonctionnalités. L’ensemble de ces outils ont largement fait leurs preuves et sont faciles à utiliser. Mais ils sont de droit américain et stockent nos données dans la nébuleuse du Cloud, ce qui peut faire réfléchir en cas de données sensibles…
Lorsqu’on a récupéré des documents, on peut avoir besoin de les éditer en ligne de manière partagée : pour cela, la suite Microsoft Office 365, payante, Apple Page pour les utilisateurs de produits Apple, la suite gratuite Google Docs ou encore Dropbox Paper répondent à la demande.
Pour envoyer des fichiers lourds, on peut utiliser WeTransfer, ou Firefox Send ; les deux sont gratuits dans leur version de base, et extrêmement simples à utiliser.
Pour aller plus loin dans le travail collaboratif, et mettre en place de la gestion de projets, nous vous recommandons de tester Trello, Asana ou Klaxoon. Ce dernier est français.
La suite Teams de Microsoft est une plateforme collaborative professionnelle : elle propose outil de chat et de visio avec partage d’écran, partage d’agenda et de fichiers, messagerie… C’est également ce que propose Slack, plate-forme de communication collaborative assortie d’un logiciel de gestion de projet.
Des logiciels pour communiquer efficacement avec ses clients
Pour initier ou maintenir un lien avec ses clients, prospects et partenaires, nous vous conseillons d’opter pour des outils qui ne nécessitent pas de logiciel à télécharger, et qui sont bien connus des professionnels, voire du grand public, afin de lever les réticences éventuelles, et de fluidifier les échanges.
L’utilisation de la messagerie est pertinente dans ce cas, ainsi que celle de quelques outils de base : WeTransfer pour les envois de fichiers lourds, outils de conférence téléphonique, ou de visioconférence, comme Skype ou Google Hangouts. Dans le cadre de collaborations étroites avec des prestataires réguliers, on retrouve les outils cités plus haut dans le cadre du travail en équipe pour l’interne : Dropbox, Google Drive, Slack, Teams, à la différence près qu’il est intéressant de personnaliser la gestion de droit pour contrôler ce à quoi chaque participant a accès.
La plupart de ces outils ont une version gratuite proposant les fonctionnalités de base. Elles stockent les données dans le Cloud, ce qui a l’avantage de les rendre accessibles de partout.
Enfin, pour gérer à distance votre base clients et faire travailler ensemble votre équipe commerciale sans déperdition d’informations, nous vous conseillons d’investir dans un CRM (logiciel de gestion de la relation clients).
Un CRM pour gérer ses contacts clients
Véritable mémoire de l’entreprise, un CRM prend tout son sens lorsque les équipes doivent partager une base de clients/prospects tout en gardant la trace des derniers contacts, du chiffre d’affaires réalisé, des objectifs, etc. Les CRM d’Aria Développement sont basés sur des technologies évolutives afin de faire profiter ses clients de leurs évolutions au fil de l’eau. Toutes les données sont hébergées en France, sur des serveurs sécurisés avec sauvegardes journalières.
Dans un contexte de télétravail, chaque collaborateur peut accéder aux données de manière sécurisée, sur un ordinateur fixe ou en mode nomade, et enrichir la base de données ; ainsi le manager a toutes les informations en temps réel pour prendre ses décisions stratégiques.
Mais le travail à distance, c’est aussi une gestion différente de ses équipes à mettre en place : les managers doivent passer du temps à contacter chaque collaborateur pour s’assurer qu’il travaille dans de bonnes conditions, que son moral et sa motivation restent corrects malgré les circonstances. On sait que le fait de retrouver ses collègues est un moteur pour la plupart des gens, alors quand on doit faire sans, il faut trouver de nouvelles formes de convivialité. Pause-café partagée, échanges informels autour de films ou de musique… A chacun d’imaginer les siennes !